VIDEOSORVEGLIANZA: CONSERVAZIONE IMMAGINI OLTRE LE 24 ORE, COME RICHIEDERLA
In tema di videosorveglianza, la conservazione di immagini oltre le 24 ore va richiesta secondo certi criteri.
Il punto 3.4 del Provvedimento del Garante della Privacy 8 aprile 2010 fissa il limite standard di conservazione delle immagini a 24 ore. In certi casi, questo limite può essere esteso a 48 ore.
I tempi di conservazione delle immagini registrate dalle telecamere di videosorveglianza possono allungarsi a 7 giorni soltanto per gli istituti bancari e per sorveglianza finalizzata alla pubblica sicurezza.
Una volta scaduti i tempi concessi nei diversi casi, il titolare del sistema di videosorveglianza deve obbligatoriamente cancellare tutte le immagini.
Chiunque, per un motivo o per l’altro, può avere necessità di un allungamento della tempistica che vada oltre le 24 e 48 ore o i 7 giorni.
Che fare per ottenere l’autorizzazione?
Bisogna inviare al Garante della Privacy una richiesta di verifica preliminare.
VIDEOSORVEGLIANZA: CONSERVAZIONE IMMAGINI OLTRE LE 24 ORE PER ESIGENZE AZIENDALI CONCRETE
In questa guida, ti spieghiamo come fare richiesta al Garante della Privacy per prolungare i tempi della conservazione di immagini registrate dalla videosorveglianza.
Prima, però, vogliamo descriverti quali sono gli elementi valutati dal Garante necessari per sperare che le richieste di verifica preliminare vengano autorizzate.
In sostanza, la verifica preliminare parte in caso di estrema necessità.
Per farti capire cosa si intende per ‘estrema necessità’, prendiamo a titolo di esempio una società che fornisce soluzioni di installazione, manutenzione ed assistenza tecnica per impianti di produzione energia. Una società simile, nel 2017, ha richiesto la verifica per l’allungamento della tempistica di conservazione delle immagini fino a 6 mesi.
Ne faceva espressa richiesta per telecamere di videosorveglianza (fisse con raggio di ripresa non modificabile e senza zoom) da installare nei container utilizzati per la custodia, trasporto e stoccaggio di dispositivi costosi e tecnologicamente sofisticati. Container (ognuno del valore medio di 200 mila euro) ed apparecchiature che rappresentano elementi rilevanti nel patrimonio dell’azienda richiedente. Le apparecchiature erano destinate alla manutenzione elettrica, meccanica e di ricerca guasti in cantieri italiani o esteri di lavoro temporaneo.
PERCHÉ IL GARANTE HA ACCETTATO QUESTA RICHIESTA
All’azienda necessitavano effettivamente 6 mesi per accertare eventuali ammanchi o danni dei materiali ed attrezzature contenuti nei container considerando i tempi di permanenza nei cantieri, trasporto e attività d’inventario.
Nella richiesta di verifica preliminare, l’azienda ha oltretutto segnalato ammanchi pari a 24.742 euro in 4 mesi.
Nella richiesta inoltrata al Garante, l’azienda ha specificato di provvedere all’affissione di cartelli Area Videosorvegliata sia all’interno sia all’esterno dei container. Ha anche dichiarato che l’accesso alle immagini conservate è consentito soltanto ad alcuni dipendenti nominati per il trattamento dei dati.
Dopo accurate verifiche preliminari, questa richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini è stata accettata per esigenze concrete a tutela del patrimonio aziendale, considerando anche gli ammanchi verificatisi a danno dell’azienda stessa.
Una richiesta del genere è in linea con lo Statuto dei Lavoratori, che permette l’utilizzo di dispositivi per il controllo a distanza dei lavoratori esclusivamente per “esigenze organizzativo/produttive, di sicurezza sul lavoro e tutela del patrimonio aziendale”.
In sostanza, la richiesta dovrà essere:
- debitamente motivata;
- corredata da concrete situazioni di rischio;
- ben documentata;
- contenente una proposta di dilazione temporale adeguata ai rischi descritti.
In tema di videosorveglianza, la conservazione di immagini oltre le 24 ore o altri tempi standard a seconda dell’attività rientra anche in caso di obbligo di custodire o consegnare copia delle registrazioni su richiesta emessa dall’autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria, in riferimento ad un’attività investigativa in corso.
VIDEOSORVEGLIANZA E CONSERVAZIONE DI IMMAGINI OLTRE LE 24 ORE:
COME RICHIEDERE LA VERIFICA PRELIMINARE
Nella richiesta di verifica preliminare, è necessario indicare il tipo di esigenza di sicurezza del sito ed i rischi reali cui è soggetto. L’allungamento dei tempi per la conservazione di immagini registrate dal sistema di videosorveglianza deve essere proporzionale ad esigenze e rischi descritti.
E’ necessario anche allegare documentazione utile per descrivere il sito preso in esame con relativi dettagli (piantina planimetrica, foto, ecc.).
La richiesta di verifica preliminare va inoltrata al Garante della Privacy.
Per evitare di perdere tempo, ricordiamo che il Garante non prenderà in considerazione richieste che contengano esigenze non dimostrabili, non giustificabili, avanzate soltanto per questioni di auto-tutela in caso di reati.
Il rischio rapina è altissimo in siti come banche o esercizi commerciali nel mirino dei ladri, anch’essi tenuti a riferire problematiche documentabili.
Una volta che il garante avrà ricevuto la richiesta, procederà alla verifica preliminare per la quale potrebbe impiegare fino a 180 giorni.
Si esprimerà con un no o con un sì. In caso di risposta positiva esplicita, darà l’assenso e la richiesta si potrà considerare ufficialmente accettata.
Oltre all’assenso del Garante della Privacy, il prolungamento dei tempi richiede l’autorizzazione anche da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro, dandone comunicazione ai dipendenti, come previsto dal GDPR – General Data Protection Regulation.
SANZIONI
Indipendentemente dalla tempistica standard cui deve attenersi un’attività (24 ore, 48 ore o 7 giorni), prolungare i tempi di conservazione facoltativamente, senza inoltrare la richiesta obbligatoria al Garante della Privacy, è vietato per legge e punibile con una sanzione pecuniaria da 20 mila a 120 mila euro.
VIDEOSORVEGLIANZA: FINALITÀ NELLA RACCOLTA DEI DATI E MISURE DI SICUREZZA
Ricordiamo che le finalità nella raccolta dati tramite sistemi di videosorveglianza possono essere le seguenti:
- tutela della proprietà;
- protezione e incolumità degli individui (inclusi gli agenti addetti alla sicurezza pubblica e urbana, all’ordine, alla prevenzione, all’accertamento e prevenzione di reati);
- rilevazione, prevenzione e controllo delle infrazioni svolti da soggetti pubblici secondo la legge;
- acquisizione di prove.
Queste finalità hanno la priorità sulla privacy.
Il trattamento dei dati necessita di accurate misure di sicurezza che proteggano dall’accesso non autorizzato e riducano al minimo i rischi di distruzione e di perdita (anche accidentale) delle informazioni.
